Let's talk!
Schema van een WordPress laptop die verbinding maakt met een SMTP plugin, die e-mails door verschillende servers routeert voordat ze bij de ontvanger aankomen.

E-mails uit de spam houden: tips voor je WordPress contactformulier

Ken je dat gevoel? Je hebt een prachtige WordPress-website gebouwd met een netjes werkend contactformulier. Maar dan ontdek je dat bezoekers klagen dat ze nooit antwoord krijgen, terwijl jij zweert dat je nooit een bericht hebt ontvangen! De boosdoener? Die standaard php mail-functie en vervelende spamfilter die je belangrijke berichten opslokt.

 

Dit probleem komt helaas vaak voor bij WordPress-websites. Gelukkig hoef je niet te wanhopen. In deze blog deel ik praktische tips en trucs om ervoor te zorgen dat je berichten precies daar terechtkomen waar ze horen: in de inbox. En dat geldt zowel voor de berichten die je ontvangt als de bevestigingsmails die je bezoekers krijgen.

1. Gebruik een SMTP-plugin

Een van de eerste stappen om te zorgen dat je e-mails niet in de spam belanden, is het gebruik van een SMTP-plugin (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol). Plugins zoals WP Mail SMTP of de gratis versie FluentSMTP – die ikzelf ook gebruik – helpen je om je e-mails via een betrouwbare server te verzenden. Dit verhoogt de kans dat je berichten correct worden afgeleverd.

2. Microsoft 365 Office gebruikers: maak een geheime ID en sleutel aan in Azure

Als je Microsoft 365 gebruikt, kun je een geheime ID en sleutel aanmaken in Azure. Dit zorgt ervoor dat je e-mails veilig en betrouwbaar worden verzonden. Volg de stappen in de Azure-documentatie om dit in te stellen.

Klanten die hun e-mailadres willen koppelen aan een Microsoft 365-omgeving, moeten hiervoor een geheime ID en sleutel aanmaken in hun Azure-account. Dit laat je best over aan je IT-specialist. LET OP: deze geheime id en sleutel moeten geregeld vernieuwd worden.

3. Gebruik de Mail API van Brevo

Brevo biedt een krachtige Mail API die je kunt gebruiken om je e-mails te verzenden. Dit kan helpen om de afleverbaarheid van je berichten te verbeteren. Zorg ervoor dat je de juiste records toevoegt aan je DNS-zone om de integratie soepel te laten verlopen.

Je kunt eenvoudig een mail-API aanmaken in je gratis BREVO-account. Deze API voeg je vervolgens toe aan je SMTP-plugin. LET OP: Er moeten enkele DNS-records worden toegevoegd aan je DNS-zone.
Heb je hier geen ervaring mee? Neem dan contact op met je IT-specialist of met de beheerder van je domeinnaam. Deze api hoef je niet te vernieuwen. Eenmaal toevoegen en klaar.

4. Voeg een List-Unsubscribe Header toe

Wist je dat een simpele regel code het verschil kan maken tussen de inbox en de spamfolder? De ‘List-Unsubscribe’ header is een vaak over het hoofd geziene, maar krachtige tool in je anti-spam arsenaal.

Wat doet deze header precies? Hij geeft e-mailproviders zoals Gmail en Outlook een duidelijke aanwijzing dat jouw e-mail legitiem is. Bovendien geeft het ontvangers een gemakkelijke manier om zich af te melden, wat ironisch genoeg de kans verkleint dat ze je e-mail als spam markeren!

 

Je hoeft geen plugin te installeren om dit te doen. Voeg simpelweg deze code toe aan je functions.php bestand (via Weergave > Thema bestand editor of via FTP):

 

Onderstaande is een voorbeeld. Vervang hier ‘unsubscribe@example.be’ door jouw eigen e-mailadres:

 

add_filter(‘wp_mail’, function($args) {

    $args[‘headers’][] = ‘List-Unsubscribe: <mailto:unsubscribe@example.com>’; 

    return $args;

});

 

Als je deze header toevoegt, zullen sommige e-mailclients zelfs een duidelijke ‘Afmelden’ knop tonen naast je e-mail. Dit klinkt misschien niet ideaal, maar geloof me: het is veel beter dat iemand zich netjes afmeldt dan dat ze op de ‘Markeer als spam’ knop drukken!

 

Een leuk weetje: deze techniek wordt gebruikt door professionele e-mailmarketeers, maar werkt net zo goed voor je contactformulieren. Het laat zien dat je de e-mailprincipes serieus neemt en respect hebt voor de inbox van je ontvanger.

5. Zorg voor een duidelijke afzender identiteit

Je wilt dat mensen direct zien dat de e-mail van jou komt. Daarom:

 

  • Gebruik een herkenbaar e-mailadres: In plaats van een generiek info@jouwdomein.be, gebruik iets persoonlijkers zoals mark@jouwdomein.be. Dit maakt je e-mail meteen menselijker.
  • Voeg een duidelijke handtekening toe: Zorg dat je naam, bedrijfsnaam, website en contactgegevens in je handtekening staan. Dit is niet alleen professioneel, maar helpt ook spamfilters te begrijpen dat je een echte persoon bent.
  • Wees consistent: Gebruik altijd hetzelfde afzenderadres voor communicatie vanaf je website. Wisselen tussen verschillende adressen kan verwarrend zijn voor zowel ontvangers als spamfilters.

6. E-mailinhoud

De manier waarop je schrijft maakt een enorm verschil:

  • Schrijf zoals je praat: E-mails die klinken als een robot worden vaak als spam gezien.
  • Vermijd spamgevoelige woorden: Woorden als “gratis”, “aanbieding”, “gegarandeerd”, veel uitroeptekens (!!!) of VOLLEDIG HOOFDLETTERS kunnen je e-mail in de spamfolder doen belanden.
  • Beperk het aantal links: Te veel links is een rode vlag voor spamfilters. Houd het bij één of twee belangrijke links.

Voorbeelden van natuurlijke taal in e-mails

Laat ik je laten zien hoe een kleine aanpassing je e-mail veel menselijker kan maken:

 

❌ Te robotachtig: “Uw aanvraag is succesvol ontvangen en zal worden verwerkt binnen 24-48 uur. Gelieve niet te antwoorden op deze automatische bevestiging.”

✅ Menselijk en warm: “Bedankt voor je bericht! Ik heb je aanvraag goed ontvangen en neem binnen 1-2 werkdagen contact met je op. Heb je ondertussen nog vragen? Je kunt gewoon op deze mail antwoorden.”

 

Zie je het verschil? De tweede versie klinkt alsof er een echt persoon achter zit, en dat is precies wat zowel je ontvangers als spamfilters willen zien.

7. Technische optimalisatie en beveiliging van je e-mails

Oké, nu duiken we wat dieper in de technische kant van e-mailoptimalisatie. Maak je geen zorgen – ik houd het zo eenvoudig mogelijk!

 

HTML-opmaak controleren

 

Als je e-mails met HTML-opmaak verstuurt (dus met opmaak, kleuren, etc.), is het belangrijk dat je code schoon en foutloos is. Slordig gecodeerde e-mails kunnen door spamfilters worden opgevangen.

 

  • Gebruik een eenvoudige opmaak: Overdreven complexe HTML met veel tabellen, divs en CSS kan problemen veroorzaken.
  • Test je e-mails: Stuur testmails naar verschillende e-mailproviders (Gmail, Outlook, etc.) om te zien hoe ze eruitzien. Wat er goed uitziet in Gmail kan er raar uitzien in Outlook!
  • Overweeg platte tekst: Voor eenvoudige bevestigingsmails is soms een platte tekst e-mail (zonder opmaak) de meest betrouwbare optie.

 

Beveiligingsprotocollen implementeren

 

Deze drie afkortingen zijn goud waard voor je e-mailreputatie:

 

  • DMARC: Dit protocol vertelt ontvangende mailservers wat ze moeten doen als een e-mail niet aan de authenticatie-eisen voldoet. Het is als een instructieset voor e-mails die verdacht lijken.
  • DKIM: Dit voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails, waardoor ze een soort digitaal watermerk krijgen dat bevestigt dat ze echt van jou komen.
  • SPF: Dit vertelt de wereld welke servers e-mails mogen versturen namens jouw domein. Het is als een lijst met geautoriseerde afzenders.

 

Deze protocollen klinken misschien ingewikkeld, maar de meeste SMTP-plugins helpen je bij het instellen ervan. En ze maken een enorm verschil in hoe betrouwbaar je e-mails worden gevonden door spamfilters.

7. Je domein-email koppelen aan Outlook of Gmail

Wil je je professionele e-mailadres (zoals info@jouwdomein.be) gebruiken, maar liever je mails beheren in Outlook of Gmail? Dat kan eenvoudig en het helpt ook nog eens om je contactformulier-mails uit de spam te houden!

 

Voor Outlook gebruikers

 

  1. Vraag je hostingprovider om je mail-instellingen Cloud86 of je andere hostingprovider kan je de juiste gegevens geven voor:

    • Inkomende mailserver (meestal mail.jouwdomein.be)
    • Uitgaande mailserver (meestal dezelfde als inkomende)
    • De juiste poorten (meestal 993 voor inkomend en 587 voor uitgaand)

  2. Stel dezelfde gegevens in bij je WordPress Gebruik in je SMTP-plugin dezelfde servergegevens als in Outlook.

 

Voor Gmail gebruikers

 

  1. Voeg je domein-email toe aan Gmail Ga naar je Gmail-instellingen → ‘Accounts en import’ → ‘E-mail verzenden als’

  2. Gebruik dezelfde instellingen in je WordPress Kies in je SMTP-plugin voor de Gmail-optie en koppel je account.

 

Handige tip: Bij Gmail moet je soms een app-wachtwoord aanmaken voor extra veiligheid. Dit is een speciale code die je alleen voor WordPress gebruikt.

 

Door je domein-email te koppelen aan een betrouwbare service zoals Outlook of Gmail, komen je contactformulier-mails veel beter aan!

Je e-mailadres met je domeinnaam koppelen aan Outlook via FluentSMTP

8. Hosting en DNS-configuratie

Je hostingpartij bepaalt voor een groot deel hoe goed je e-mails aankomen. Heb je bijvoorbeeld Cloud86 als host? Dan zit je goed, want zij hebben alles netjes geregeld en helpen je graag op weg.

Maar welke instellingen zijn nu echt belangrijk, ongeacht je host? Let vooral op deze drie DNS-records:

 

  • SPF-record:
    Hiermee geef je aan welke servers namens jouw domein e-mails mogen versturen. Een voorbeeld:
    v=spf1 a mx include:_spf.google.com include:sendgrid.net ~all
    Zo weten mailservers dat jouw eigen server, Google en SendGrid e-mails mogen versturen voor jouw domein.

  • DKIM-record:
    Dit is een soort digitale handtekening die je e-mailprovider (zoals Brevo) aanlevert. Voeg deze toe aan je DNS om te bewijzen dat de e-mail echt van jou komt.

  • DMARC-policy:
    Hiermee geef je aan wat er moet gebeuren met e-mails die niet door de SPF of DKIM-check komen. Een simpel voorbeeld:
    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@jouwdomein.be
    Zo krijg je rapportjes over verdachte e-mails. Later kun je dit strenger instellen.

 

Twijfel je of je alles goed hebt ingesteld? Check je domein dan eens op een site als dmarcian.com, of contacteer je hostprovider of IT’er.

FAQ

Veel gestelde
vragen

Een SMTP-plugin helpt je om e-mails via een betrouwbare server te verzenden, waardoor de kans op spam vermindert.

Je hebt een SMTP-plugin nodig voor WordPress omdat deze ervoor zorgt dat je e-mails veilig en betrouwbaar via een echte mailserver worden verstuurd. Zo komen je berichten in de inbox van je ontvangers terecht, en niet in de spam of helemaal niet aan.

Domein verificatie helpt om je e-mails te authenticeren, wat de kans vergroot dat ze in de inbox van je ontvangers belanden.

Dit kan verschillende oorzaken hebben: ontbrekende authenticatie (geen SPF/DKIM), een slechte reputatie van je verzendserver, spamgevoelige woorden in je e-mail, of slecht geformatteerde HTML. Door de tips in deze blog te volgen, pak je al deze problemen aan.

Niet per se. FluentSMTP is een uitstekende gratis optie voor de meeste WordPress-websites. Als je veel formulieren hebt of e-mailmarketing doet, kan een betaalde service zoals WP Mail SMTP Pro of een aparte e-mailservice als Brevo wel voordelen bieden, zoals betere logging en hogere verzendlimieten.

De simpelste manier is om testberichten te sturen naar verschillende e-mailadressen (Gmail, Outlook, Hotmail, etc.) en te controleren of ze in de inbox aankomen. Voor een grondiger test kun je de headers van ontvangen e-mails bekijken – hier zie je of DKIM, SPF en DMARC correct werken.

Absoluut! In dat geval is het gebruik van een externe SMTP-provider zoals Gmail, Brevo of SendGrid de perfecte oplossing. Je WordPress-website stuurt dan e-mails via hun servers, niet via je hosting.

Conclusie

Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat de e-mails van je WordPress contactformulier in de inbox van je ontvangers belanden. Het is belangrijk om regelmatig je instellingen en verzendmethoden te controleren om de afleverbaarheid van je e-mails te waarborgen. Vergeet niet dat een goede communicatie met je bezoekers essentieel is voor het opbouwen van vertrouwen en het stimuleren van interactie.